1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur ce site est :

Pour toute question concernant vos données personnelles, vous pouvez utiliser le formulaire de contact ou l’adresse électronique indiquée dans les mentions légales.

2. Données personnelles collectées

La SMEDS collecte uniquement les données nécessaires au fonctionnement du site, au traitement des demandes et à la gestion de ses membres.

Données transmises par l’utilisateur

Selon les services utilisés, les données suivantes peuvent être collectées :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• ville ;
• profession ;
• sujet et contenu des messages envoyés ;
• informations nécessaires à l’adhésion et à la gestion du compte membre ;
• préférences et consentements éventuellement exprimés.

Les mots de passe ne sont pas conservés en clair. Ils sont traités par le système d’authentification sous une forme sécurisée.

Données techniques

Lors de votre navigation, certaines informations techniques peuvent également être enregistrées :

• adresse IP ;
• date et heure de connexion ;
• pages consultées ;
• type de navigateur et de terminal ;
• système d’exploitation ;
• adresse de la page ayant dirigé l’utilisateur vers le site ;
• journaux techniques nécessaires à la sécurité et au diagnostic.

3. Finalités des traitements

Les données personnelles peuvent être utilisées afin de :

• répondre aux demandes envoyées depuis le formulaire de contact ;
• gérer les inscriptions et les adhésions à l’association ;
• créer et administrer les espaces membres ;
• authentifier les utilisateurs et sécuriser leurs comptes ;
• informer les membres sur les activités et événements de la SMEDS ;
• assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité du site ;
• prévenir les utilisations frauduleuses ou abusives ;
• produire des statistiques de fréquentation ;
• respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

4. Bases juridiques

Selon la nature du traitement, la SMEDS traite les données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

• l’exécution d’une relation associative ou de mesures précontractuelles, notamment pour gérer les adhésions et les comptes membres ;
• l’intérêt légitime de l’association, notamment pour répondre aux demandes, sécuriser le site et améliorer ses services ;
• le consentement, lorsqu’il est requis, notamment pour certains cookies ou certaines communications ;
• le respect d’une obligation légale, notamment en matière administrative, comptable ou judiciaire.

5. Caractère obligatoire des informations

Les champs signalés comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires au traitement de la demande concernée. Sans ces informations, la SMEDS pourra ne pas être en mesure de répondre à la demande, de créer un compte ou d’enregistrer une adhésion.

Les autres informations sont facultatives, sauf indication contraire.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement :

• aux membres habilités de la SMEDS ;
• aux personnes chargées de la gestion des adhésions et des événements ;
• aux prestataires techniques intervenant pour l’hébergement, la maintenance ou la sécurité du site, dans la limite de leurs missions ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’impose.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées à des tiers. Elles ne sont pas utilisées à des fins de prospection commerciale par des partenaires sans consentement préalable.

7. Hébergement et sous-traitants

Le site est hébergé par :

La SMEDS peut également faire appel à des prestataires techniques pour la maintenance, la sécurité, l’envoi de messages ou le fonctionnement de certains services. Ces prestataires accèdent uniquement aux données nécessaires à l’exécution de leurs missions.

8. Transferts hors de l’Espace économique européen

La SMEDS privilégie des prestataires traitant les données au sein de l’Espace économique européen.

Si un service utilisé entraîne un transfert de données vers un pays situé hors de cet espace, la SMEDS veille à ce que ce transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.

9. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité :

• demandes de contact : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis au maximum trois ans après le dernier échange ;
• données des membres : pendant la durée de l’adhésion, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et à la défense des droits de l’association ;
• comptes utilisateurs : pendant la période d’activité du compte, puis supprimés ou anonymisés après une période d’inactivité définie par l’association ;
• documents comptables : pendant la durée légale applicable, généralement dix ans ;
• journaux techniques et de sécurité : pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité et au diagnostic du site ;
• cookies et données de mesure d’audience : selon les durées indiquées dans l’outil de gestion des cookies.

Certaines données peuvent être archivées plus longtemps lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’établissement d’une preuve ou à la gestion d’un contentieux.

10. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies ou technologies similaires afin d’assurer son fonctionnement, de maintenir les sessions utilisateurs, de mémoriser certains choix et de mesurer sa fréquentation.

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement et à la sécurité du site. Ils ne nécessitent pas de consentement lorsqu’ils répondent aux critères prévus par la réglementation.

Cookies soumis au consentement

Les cookies non indispensables, notamment ceux provenant de certains services de mesure d’audience ou contenus tiers, ne sont déposés qu’après avoir recueilli votre consentement.

Vous pouvez accepter, refuser ou retirer votre consentement à tout moment depuis l’outil de gestion des cookies disponible sur le site. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

11. Sécurité des données

La SMEDS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

Ces mesures comprennent notamment la sécurisation des accès, l’utilisation d’une connexion chiffrée, la limitation des habilitations, la mise à jour des composants techniques et la sauvegarde des données.

Aucun système informatique ne pouvant offrir une sécurité absolue, la SMEDS adapte régulièrement ses mesures de protection aux risques identifiés.

12. Droits des utilisateurs

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez exercer les droits suivants :

• droit d’accès à vos données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition à certains traitements ;
• droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, dans les conditions prévues par la loi française.

Pour exercer ces droits, vous pouvez utiliser le formulaire de contact ou écrire à l’adresse indiquée dans les mentions légales.

Afin de protéger vos données, une preuve d’identité pourra être demandée lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur.

13. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés :

Site internet : www.cnil.fr

14. Décision automatisée

Les données collectées par la SMEDS ne font pas l’objet d’une décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

15. Modification de la politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles. La version publiée sur le site est celle applicable au moment de la consultation.